Muistio hallituksen kokouksesta 4/21

Osakunnan hallitus kokoontui jälleen 5.3.2021 klo 16:30 Zoomissa. 

Kokouksessa käsiteltiin juoksevia asioita sekä kuultiin toimikuntien kuulumisia. Käsiteltyjä asioita oli muun muassa:

  • Juoksevat talousasiat (laskut & tilinkäyttöoikeudet)
  • Jäsen- ja avainhakemukset
  • Ohjelmavaliokunnassa oli suunniteltu kevään tapahtumia.
  • Yhteiskunnallisen valiokunnan järjestäytyminen: 
    • Valiokunnassa on valittu kansainvälisten asioiden vastaavaksi fuksi Suvi Jokinen ja kesäretkivastaavaksi civis Sara Seppänen. 
    • Seniorivastaavan virka on yhä auki. 
    • Osakunnassa yhteiskunnallista keskustelua pyritään tuomaan esiin ”Iltakabinetti”-nimisinä iltoina
  • Nettisivutoimikunta oli käynyt läpi verkkosivujen uudistamista palveluntarjoajan kanssa. 
    • Hallitus valtuutti toimikunnan keskustelujen jatkamiseen ja esittää verkkosivuille lisäbudjettia seuraavaan yleiskokoukseen.
  • Pohjalaisen Valtuuskunnan kuulumiset: 
    • Valtuuskunnassa oli täytetty useita virkoja ja aloitettu pitkään odotettuja projekteja. 
    • Etenkin kirjaston ja huonekalujen suhteen on odotettavissa edistystä. 
    • Ostrobotnia-talon ikkunaremontti on myös edistynyt ja viidennes kerros on remontointivuorossa hyvin pian. 
  • Osakuntien Yhteisvaltuuskuntaan liittyen esiin nousi rekrytoiminnan tehostaminen esittelijäverkostojen kautta. 
    • Edelliseen liittyen päätettiin tehdä osakunnan esittelyä varten diaesitys, jota HY voisi hyödyntää kanta-alueen esittelyissä. 
    • Tämän lisäksi yhteisosakuntalaisia tapahtumia on suunniteltu runsaasti syksylle. Tapahtumista tiedotetaan myöhemmin tarkemmin.

Osakunnan hallitus kokoustaa seuraavan kerran 26.3 klo 18:00 Zoomissa. Kokous on kaikille osakuntalaisille avoin. Kokouksen päivitetty esityslista ja osallistumislinkki on lähetetty osakunnan sähköpostilistalle.

Hallituksen kokouksiin liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä hallitukseen tai suoraan puheenjohtaja Juha Ojalaan. Virkailijoiden yhteystiedot voit löytää täältä.

Kevään asuntohaku on käynnissä

Kevään asuntohaku PPO:n asuntoihin on nyt käynnissä. Asuntohakemuksia otetaan vastaan maanantain 15.3. loppuun saakka. Hakemukset tulee jättää Kämppä-palvelun kautta osoitteessa kamppa.pohjalaiset.fi.

Jos olet lähettänyt jo aiemmin hakemuksen ja jatkanut sen voimassaoloa kolmen kuukauden välein, se on mukana automaattisesti. Varmista kuitenkin Kämppä-sivuilta että hakemuksesi on yhä voimassa. Mikäli asumistai opiskelutilanteesi on muuttunut edellisen hakuhetken jälkeen, tulee hakemus päivittää.

Tällä hetkellä on erityisen hyvä aika hakea asuntoa, sillä asuntojonot ovat poikkeuksellisen lyhyet. Vallilassa on tarjolla heti vapaana olevia 17.5 neliön yksiöitä.

Kuten monet jo varmaankin tietävät, Vallilaan on piakkoin valmistumassa uusi opiskelija-asuntola Rautalammintien Huippu elokuussa 2021. Rautalammintien Huipun asunnot jaetaan ylimääräisessä asuntohaussa myöhemmin keväällä.

Jos harkitset asunnon hakemista, lue tämä teksti huolella ja perehdy tarkempiin ohjeisiin Kämppä-sivuilla. Hakemukset lähetetään sähköisen hakujärjestelmän kautta. Paperisia hakemuksia ei oteta vastaan.

Tee itsellesi tunnukset Kämppä-sivuille, jonka jälkeen voit hakea asuntoja. Täytä hakemuksen kaikki kohdat huolellisesti ja lisää pyydetyt liitteet.

Tarkemmat ohjeet ja usein kysyttyjä kysymyksiä Pohjalaisen Valtuuskunnan Kämppä-sivuilta: http://pohjalaiset.fi/fi/asuminen/

Lisätietoa saa kysymällä asuntosihteeriltä tai asuntovastaavalta:

pv-asuntosihteeri (at) helsinki.fi
ppo-asuntovastaava (at) helsinki.fi

Hakijoiden asuntohakemukset pisteytetään ja hakijoista muodostetaan jokaiselle asunnolle jono, jonka mukaisessa järjestyksessä vapautuvia asuntoja aletaan jakaa. Asuntojen jonot valmistuvat seitsemän arkipäivän kuluttua haun päättymisestä. Yhtenäistä jonoa ei julkaista, mutta oman hakemuksen tilaa voi kysellä minulta tai PV:n asuntosihteeriltä.

Asunnon hakijan muistilista:

  • tarkista, että kaikki liitteet ovat varmasti mukana
  • liitteeksi verotiedoista käy ”verotustodistus” vuodelta 2019, joka löytyy digitaalisessa muodossa OmaVerosta kohdasta ”kirjeet”
  • täytä kaikki kohdat huolellisesti ja selkeästi
  • järjestötoiminnaksi lasketaan vain osakuntatoiminta
  • mitä tarkemmin kerrotte asuntotilanteestanne, sen parempi
  • ole ajoissa liikkeellä
  • ilmoita asuntosihteerille, jos asuntotilanteesi muuttuu hakuajan jälkeen etkä tarvitse enää asuntoa

Muistio hallituksen kokouksista 2/21 ja 3/21

Osakunnan hallitus kokoontui 11.2. ja 16.2. Zoom-etäyhteyden parissa.

Kokouksissa käsiteltiin muun muassa:

  • Juoksevia talousasioita (laskut, nimenkirjoitus- ja tilinkäyttöoikeudet)
  • Verkkosivuja – kokouksen yhteydessä nettisivutoimikunnan puheenjohtaja Emmi Suhonen esitteli eri palveluntarjoajien tarjoukset, joista hallitus valitsi yhden tarjoajan joka tulee toteuttamaan verkkosivu-uudistuksen.
  • Toimistotoimikunnan (toimiston uudet huonekalut) järjestäytymistä. Toimikunnan puheenjohtajana toimii Anni Haapalainen.
  • Ohjestääntötoimikunnan järjestäytymistä, toimikunta vastaa osakunnan ohjesääntöjen päivittämisestä ajanmukaisiksi ja pohtii sääntöihin liittyviä kysymyksiä. Toimikunnan puheenjohtajaksi valittiin Juha Ojala.
  • Weboodin poistumisesta johtuvan HYY:n jäsenmaksumahdollisuuden poistumista. Hallitus päätti tutkia vaihtoehtoisia jäsenmaksutapoja talousvaliokunnassa.
  • Viime vuoden tilinpäätöstä, jonka hallitus hyväksyi ja esittää yleiskokoukselle hyväksyttäväksi.

Osakunnan hallitus kokoontuu seuraavan kerran perjantaina 5.3.2021 klo 16:30 Zoomissa. Kokous on avoin kaikille osakuntalaisille. Kokouksen esityslista ja osallistumislinkki on lähetetty sähköpostitse osakunnan sähköpostilistalle. 

Hallituksen kokouksiin liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä hallitukseen tai suoraan puheenjohtaja Juha Ojalaan. Yhteystiedot voit löytää täältä.


Muistio hallituksen kokouksesta 1/21

Osakunnan hallitus kokoontui tänä vuonna ensimmäistä kertaa 19. tammikuuta klo 18:00 Zoomissa. Kokous oli hallituksen järjestäytymiskokous, jossa sovittiin hallitustyöskentelyn raameista sekä asetettiin kuluvalle vuodelle tavoitteita.

Hallitus valitsi kokouksessa Osakunnan varapuheenjohtajaksi Casper Enckellin. Hallitus nimitti sääntömääräiset talous-, ohjelma- ja yhteiskunnallisen valiokunnan tehtäviinsä. Tämän lisäksi hallitus perusti vuosijuhlatoimikunnan. Toimiston sisustustoimikunnan ja verkkosivutoimikunnan jatkosta ja järjestelyistä ei päätetty vielä tässä kokouksessa.

Vuosijuhlatoimikuntaan valittiin jäseniksi Aleksi Kelloniemi, Juha Ojala, Casper Enckell, Aino Krook ja Miia Kariluoto. Toimikunta vastaa Osakunnan 114. vuosijuhlien järjestelyistä. Vuosijuhlat järjestetään etätapahtumana lauantaina 6.2.2021.

Vuoden 2021 budjettia ja toimintasuunnitelmaa valmisteltiin ja ne tulevat Osakunnan yleiskokouksen hyväksyttäviksi vuoden ensimmäisessä yleiskokouksessa, joka kokoontuu keskiviikkona 27.1.2021 kello 18.

Osakunnan viikkopäivystykset palaavat osakuntatiloihin vasta epidemiatilanteen parantuessa. Välttämättömät päivystysasiat pyritään hoitamaan etänä sähköisesti ja kirjeitse. Päivystysasioissa kannattaa kääntyä osakunnan toiminnanhoitajan puoleen.

Hallitus päätti myös jatkaa edellisvuonna aloitettujen erillisten projektien toteuttamista. Yksi näistä on ulkolipun keihäänkärjen hankkiminen. Toisena on myös maksullisen pilvipalvelun hankkiminen osakunnalle. Kolmantena projektina on sähköinen laskupohjajärjestelmä. Projektien vastuuhenkilöt osallistuvat talousvaliokunnan kokouksiin ja valmistelevat kokouksien pohjalta esityksen Osakunnan hallitukselle.

Hallitus kokoontuu seuraavan kerran tiistaina 9. helmikuuta kello 18:00 Zoomissa.