Muistio hallituksen kokouksesta 4/21

Osakunnan hallitus kokoontui jälleen 5.3.2021 klo 16:30 Zoomissa. 

Kokouksessa käsiteltiin juoksevia asioita sekä kuultiin toimikuntien kuulumisia. Käsiteltyjä asioita oli muun muassa:

  • Juoksevat talousasiat (laskut & tilinkäyttöoikeudet)
  • Jäsen- ja avainhakemukset
  • Ohjelmavaliokunnassa oli suunniteltu kevään tapahtumia.
  • Yhteiskunnallisen valiokunnan järjestäytyminen: 
    • Valiokunnassa on valittu kansainvälisten asioiden vastaavaksi fuksi Suvi Jokinen ja kesäretkivastaavaksi civis Sara Seppänen. 
    • Seniorivastaavan virka on yhä auki. 
    • Osakunnassa yhteiskunnallista keskustelua pyritään tuomaan esiin ”Iltakabinetti”-nimisinä iltoina
  • Nettisivutoimikunta oli käynyt läpi verkkosivujen uudistamista palveluntarjoajan kanssa. 
    • Hallitus valtuutti toimikunnan keskustelujen jatkamiseen ja esittää verkkosivuille lisäbudjettia seuraavaan yleiskokoukseen.
  • Pohjalaisen Valtuuskunnan kuulumiset: 
    • Valtuuskunnassa oli täytetty useita virkoja ja aloitettu pitkään odotettuja projekteja. 
    • Etenkin kirjaston ja huonekalujen suhteen on odotettavissa edistystä. 
    • Ostrobotnia-talon ikkunaremontti on myös edistynyt ja viidennes kerros on remontointivuorossa hyvin pian. 
  • Osakuntien Yhteisvaltuuskuntaan liittyen esiin nousi rekrytoiminnan tehostaminen esittelijäverkostojen kautta. 
    • Edelliseen liittyen päätettiin tehdä osakunnan esittelyä varten diaesitys, jota HY voisi hyödyntää kanta-alueen esittelyissä. 
    • Tämän lisäksi yhteisosakuntalaisia tapahtumia on suunniteltu runsaasti syksylle. Tapahtumista tiedotetaan myöhemmin tarkemmin.

Osakunnan hallitus kokoustaa seuraavan kerran 26.3 klo 18:00 Zoomissa. Kokous on kaikille osakuntalaisille avoin. Kokouksen päivitetty esityslista ja osallistumislinkki on lähetetty osakunnan sähköpostilistalle.

Hallituksen kokouksiin liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä hallitukseen tai suoraan puheenjohtaja Juha Ojalaan. Virkailijoiden yhteystiedot voit löytää täältä.

Muistio hallituksen kokouksista 2/21 ja 3/21

Osakunnan hallitus kokoontui 11.2. ja 16.2. Zoom-etäyhteyden parissa.

Kokouksissa käsiteltiin muun muassa:

  • Juoksevia talousasioita (laskut, nimenkirjoitus- ja tilinkäyttöoikeudet)
  • Verkkosivuja – kokouksen yhteydessä nettisivutoimikunnan puheenjohtaja Emmi Suhonen esitteli eri palveluntarjoajien tarjoukset, joista hallitus valitsi yhden tarjoajan joka tulee toteuttamaan verkkosivu-uudistuksen.
  • Toimistotoimikunnan (toimiston uudet huonekalut) järjestäytymistä. Toimikunnan puheenjohtajana toimii Anni Haapalainen.
  • Ohjestääntötoimikunnan järjestäytymistä, toimikunta vastaa osakunnan ohjesääntöjen päivittämisestä ajanmukaisiksi ja pohtii sääntöihin liittyviä kysymyksiä. Toimikunnan puheenjohtajaksi valittiin Juha Ojala.
  • Weboodin poistumisesta johtuvan HYY:n jäsenmaksumahdollisuuden poistumista. Hallitus päätti tutkia vaihtoehtoisia jäsenmaksutapoja talousvaliokunnassa.
  • Viime vuoden tilinpäätöstä, jonka hallitus hyväksyi ja esittää yleiskokoukselle hyväksyttäväksi.

Osakunnan hallitus kokoontuu seuraavan kerran perjantaina 5.3.2021 klo 16:30 Zoomissa. Kokous on avoin kaikille osakuntalaisille. Kokouksen esityslista ja osallistumislinkki on lähetetty sähköpostitse osakunnan sähköpostilistalle. 

Hallituksen kokouksiin liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä hallitukseen tai suoraan puheenjohtaja Juha Ojalaan. Yhteystiedot voit löytää täältä.


Muistio hallituksen kokouksesta 1/21

Osakunnan hallitus kokoontui tänä vuonna ensimmäistä kertaa 19. tammikuuta klo 18:00 Zoomissa. Kokous oli hallituksen järjestäytymiskokous, jossa sovittiin hallitustyöskentelyn raameista sekä asetettiin kuluvalle vuodelle tavoitteita.

Hallitus valitsi kokouksessa Osakunnan varapuheenjohtajaksi Casper Enckellin. Hallitus nimitti sääntömääräiset talous-, ohjelma- ja yhteiskunnallisen valiokunnan tehtäviinsä. Tämän lisäksi hallitus perusti vuosijuhlatoimikunnan. Toimiston sisustustoimikunnan ja verkkosivutoimikunnan jatkosta ja järjestelyistä ei päätetty vielä tässä kokouksessa.

Vuosijuhlatoimikuntaan valittiin jäseniksi Aleksi Kelloniemi, Juha Ojala, Casper Enckell, Aino Krook ja Miia Kariluoto. Toimikunta vastaa Osakunnan 114. vuosijuhlien järjestelyistä. Vuosijuhlat järjestetään etätapahtumana lauantaina 6.2.2021.

Vuoden 2021 budjettia ja toimintasuunnitelmaa valmisteltiin ja ne tulevat Osakunnan yleiskokouksen hyväksyttäviksi vuoden ensimmäisessä yleiskokouksessa, joka kokoontuu keskiviikkona 27.1.2021 kello 18.

Osakunnan viikkopäivystykset palaavat osakuntatiloihin vasta epidemiatilanteen parantuessa. Välttämättömät päivystysasiat pyritään hoitamaan etänä sähköisesti ja kirjeitse. Päivystysasioissa kannattaa kääntyä osakunnan toiminnanhoitajan puoleen.

Hallitus päätti myös jatkaa edellisvuonna aloitettujen erillisten projektien toteuttamista. Yksi näistä on ulkolipun keihäänkärjen hankkiminen. Toisena on myös maksullisen pilvipalvelun hankkiminen osakunnalle. Kolmantena projektina on sähköinen laskupohjajärjestelmä. Projektien vastuuhenkilöt osallistuvat talousvaliokunnan kokouksiin ja valmistelevat kokouksien pohjalta esityksen Osakunnan hallitukselle.

Hallitus kokoontuu seuraavan kerran tiistaina 9. helmikuuta kello 18:00 Zoomissa.