Virankuvaukset

Inspehtori

Vuonna 1643 asetettiin ensimmäiset inspehtorit valvomaan kurittomia osakuntalaisia Turun Akatemiassa. Tätä lähes ikiaikaista tehtäväänsä kunnioittaen, Osakunnan sääntöjen mukaan inspehtorin tehtävä on valvoa ja tukea osakunnan toimintaa sekä toimia yhdyssiteenä osakunnan ja yliopiston välillä. Inspehtorin toimii virassaan toistaiseksi. Inspehtorin valitsee osakunnan yleiskokous yliopiston professoreiden joukosta. 

Vanhastaan inspehtorilla oli osakunnassa suuri kasvatuksellinen rooli ja hänen tuli auttaa ja neuvoa osakuntalaisia, sekä pitää silmällä heidän opintojaan ja tapojaan. Edelleenkin inspehtorin neuvot ovat tarpeen monessa tilanteessa. 

Edellä mainittujen vastuutehtävien lisäksi osakunnan inspehtorin vakiintuneita tai muualla määrättyjä tehtäviä ovat johtaa puhetta osakunnan yleiskokouksissa, jakaa huomionosoitukset Osakunnan vuosijuhlassa, toimia stipendirahaston puheenjohtajana, Artin säätiön hallituksen jäsenenä (ja vuorokierron mukaan puheenjohtajana), kurinpitolautakunnan puheenjohtajana sekä kunnianeuvoskunnan ja sen työvaliokunnan jäsenenä. 

Kuraattori

1680-luvulla inspehtorien tueksi alettiin nimittää kuraattoreita auttamaan osakuntalaisten valvonnassa. Vähitellen Osakunnan käytännön toiminnan pyörittäminen siirtyi inspehtoreilta kuraattorien tehtäväksi. 

Kuraattori johtaa nykyisinkin osakunnan toimintaa ja valvoo sitä inspehtorin apuna. Kuraattoriksi valitaan kahdeksi vuodeksi kerrallaan loppututkinnon suorittanut tai hyvin osakunnan toimintaan perehtynyt entinen tai nykyinen jäsen. Kuraattorinvaali käsitellään yleiskokouksessa virkaanastumista edeltävän marraskuun aikana ja virkakausi alkaa valinnan jälkeistä vuosijuhlaa seuraavana päivänä. Jos kuraattori eroaa tai on pitkähkön ajan estynyt toimittamasta virkaansa, valitaan määräajaksi virkaa toimittava kuraattori. 

Kuraattorin tärkeimpiin tehtäviin kuuluu osakunnan edustaminen sen sidosryhmissä. Lisäksi kuraattori kehittää osakunnan toimintaa ja suhteita sidosryhmiin pitkällä aikavälillä. Kuraattorin virkakausi on muista viroista poiketen kaksivuotinen. 

Kuraattori toimii virkansa puolesta seuraavissa toimissa: 

• Oy Botta Ab:n yhtiökokouksissa osakunnan edustajana 

• Osakuntien Yhteisvaltuuskunnassa (OYV) osakunnan edustajana kevät- ja syyskokouksissa 

• Pohjalaisessa Valtuuskunnassa kuraattorijäsenenä 

• Pohjois-Pohjalaisen Osakunnan tukisäätiön puheenjohtajana 

• Pohjois-Pohjalaisen Osakunnan stipendirahaston hoitokunnan varapuheenjohtajana 

• Pohjalaisten talosäätiö Ostrobotnian hallintoneuvoston jäsenenä 

• Pohjois-Pohjalaisen Osakunnan kunnianeuvoskunnan jäsenenä, sihteerinä sekä työvaliokunnan jäsenenä 

• Kurinpitolautakunnan jäsenenä ja koollekutsujana

• Osakunnan edustajana yhteispohjalaisissa yhteistyöelimissä ja tapaamisissa 

Näiden lisäksi kuraattori pitää säännöllisesti yhteyttä PTO:n hallituksen edustajiin ja pääsihteeriin, Oy Botta AB:n hallituksen edustajiin, kiinteistöjen hallitusten edustajiin, alumnijärjestöön ja muihin sidosryhmiin. Kuraattori toimii puheenjohtajana ja kutsuu koolle huomionosoituksista päättävän toimikunnan, joka valmistelee esityksen osakunnan tammikuun yleiskokoukselle. Lisäksi kuraattori päättää vuosittain Osakuntalaisen maljan ja Pikkukettu-palkinnon saajan. 

Toiminnan valvojana kuraattori kantaa erityistä huolta osakuntalaisista. Hänen tehtävänsä on puuttua sääntöjen noudattamisen ja viranhoidon laiminlyönteihin sekä osakuntalaisten huonoon käytökseen. Lisäksi riitatilanteissa kuraattori voi toimia sovittelijana osapuolten välillä. 

Hallitus

Osakunnan hallitus vastaa osakunnan käytännön toiminnan johtamisesta ja toteuttamisesta. Hallitus myös vastaa yleiskokouksen päätösten toimeenpanemisesta. Hallitus ei voi ottaa päätettäväkseen asiaa, joka on päätettävänä yleiskokouksessa ja lisäksi hallituksessa käsiteltävänä oleva asia viedään yleiskokoukselle, mikäli vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii. 

Hallitukseen kuuluvat hallituksen puheenjohtaja, valiokuntien puheenjohtajat ja erikseen valitut hallituksen jäsenet. Yleiskokouksen valitsemat valiokuntien puheenjohtajat ovat automaattisesti hallituksen jäseniä. Yhteensä hallituksessa on viidestä kahdeksan jäsentä sekä varapuheenjohtaja ja hallituksen puheenjohtaja. Hallitukseen voidaan siis valita enintään kymmenen henkilöä.

Päätöksien toteuttamiseen hallitus voi perustaa toimikaudekseen toimikuntia. 

Hallituksen puheenjohtaja

Hallituksen puheenjohtaja vastaa Osakunnan päivittäisen toiminnan johtamisesta ja hallituksen työskentelyn organisoinnista. Virka on näin ollen keskeisin käytännön toiminnan johtamisen kannalta, sillä puheenjohtaja toimii jäsenistölle helposti lähestyttävänä toimijana sekä koko virkailijakunnan toiminnan koordinoijana. 

Puheenjohtajan tärkeimpiin tehtäviin kuuluu hallituksen toiminnan johtaminen. Hän kutsuu koolle hallituksen kokoukset, valmistelee niiden käsiteltävät asiat yhdessä muiden toimijoiden kanssa sekä johtaa sen kokoukset. Lisäksi puheenjohtaja huolehtii siitä, että hallituksen päätökset toimeenpannaan ja että osakunnan hallinto toimii sujuvasti. Puheenjohtaja tukee virkailijoita heidän tehtävissään ja seuraa osaltaan virkailijoiden jaksamista ja toiminnan jatkuvuutta. 

Puheenjohtaja toimii tiiviissä yhteistyössä kuraattorin kanssa. Vastuunjako sovitaan käytännössä toimikausittain, mutta yleisesti kuraattorin vastuulla ovat enemmän osakunnan sidosryhmät ja pitkän aikavälin suhteet, kun taas puheenjohtaja keskittyy erityisesti osakunnan sisäiseen toimintaan ja hallituksen käytännön johtamiseen. Selkeä yhteistyö ja työnjako ovat toiminnan kannalta keskeisiä. 

Puheenjohtaja toimii virkansa puolesta tai tehtävänsä perusteella seuraavissa toimissa: 

• Pohjalaisen Valtuuskunnan jäsenenä 

• Osakuntien Yhteisvaltuuskunnan (OYV) kevät- ja syyskokousten varaedustajana  

• Oy Botta Ab:n yhtiökokouksen varaedustajana  

• Osakunnan edustajana yhteispohjalaisissa yhteistyöelimissä ja tapaamisissa  

Puheenjohtaja ylläpitää aktiivisesti yhteyttä hallituksen jäseniin, virkailijoihin, muiden pohjalaisten osakuntien toimijoihin sekä osakunnan yhteistyötahoihin. Lisäksi puheenjohtaja vastaa osaltaan toiminnan avoimuudesta ja tiedonkulusta esimerkiksi hallituksen päätöksistä viestimällä.  Puheenjohtajan tehtävässä korostuvat yhteistyökyky, organisointitaidot, vastuunkanto sekä kyky ylläpitää osakunnan yhteishenkeä ja toiminnan jatkuvuutta.

Hallituksen varapuheenjohtaja

Yleiskokous valitsee hallitukselle myös varapuheenjohtajan, joka hoitaa puheenjohtajan tehtävää hallituksen kokouksissa puheenjohtajan ollessa estynyt. Hallituksen varapuheenjohtaja vastaa lisäksi hallituksen kokousten päätöksien tiedottamisesta, esimerkiksi jäsenistölle toimitettavien tiivistelmien muodossa. 

Hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja voivat yhdessä sopia myös muista tehtävistä, joita varapuheenjohtaja ottaa vastuulleen. 

Talousvaliokunnan puheenjohtaja

Osakunnan talousvaliokunta seuraa osakunnan taloudellista tilaa, antaa hallitukselle, muille valiokunnille, virkailijoille ja kerhoille neuvoja taloudenpidossa sekä valmistelee budjetin ja tilinpäätöksen.  

Talousvaliokunnan puheenjohtajan johtaa valiokunnan toimintaa.  Hänen erityinen vastuunsa on pitää yhteyttä hallituksen ja valiokuntansa välillä. Valiokunnan puheenjohtaja ilmoittaa hallitukselle valiokuntansa toiminnasta ja pitää valiokuntansa ajan tasalla hallituksen päätöksistä. Talousvaliokuntaan kuuluvat valiokunnan puheenjohtajan lisäksi taloudenhoitaja, rahastotaloudenhoitaja sekä kuraattori ja hallituksen puheenjohtaja virkansa puolesta. 

Yhteiskunnallisen valiokunnan puheenjohtaja

Yhteiskunnallisen valiokunnan tehtävänä on Osakunnan kanta-alueeseen kohdistuvan sekä yhteiskunnallisiin asioihin liittyvän toiminnan suunnittelu ja toimeenpano sekä kiinnostuksen ja keskustelun herättäminen. Valiokunta ylläpitää myös suhteita toisiin osakuntiin ja ylioppilaskunnan alaisiin toimijoihin.  

Lisäksi valiokunta huolehtii yhdessä kotiseutuvastaavan kanssa vuotuisesta kesäretkestä, järjestää seminaaritoimintaa ja toimii yhdessä EPO:n ja VN:n kanssa mm. järjestämällä yhteispohjalaisen itsenäisyyspäiväjuhlan, jossa fukseille myönnetään osakuntanauha.  

Yhteiskunnallisen valiokunnan puheenjohtajan johtaa valiokuntansa ja sen virkailijoiden toimintaa.  Tätä tukevia tehtäviä ovat muun muassa valiokuntien kokousten järjestäminen ja jäsenten rekrytointi. Valiokunnan puheenjohtajan erityinen vastuu on pitää yhteyttä hallituksen ja valiokunnan välillä. Valiokunnan puheenjohtaja ilmoittaa hallitukselle valiokuntansa toiminnasta ja pitää valiokuntansa ajan tasalla hallituksen päätöksistä. 

Yhteiskunnalliseen valiokuntaan kuuluvat seuraavat virkailijat: rekrytointivastaava, seminaarivastaava, ulkosuhdevastaava, kotiseutuvastaava ja yhdenvertaisuusvastaava  

Ohjelmavaliokunnan puheenjohtaja

Ohjelmavaliokuntaan kuuluvat pääsääntöisesti kaikki osakunnalla tapahtumia järjestävät virkailijat.  

Valiokunnan puheenjohtajan tehtävänä on koordinoida valiokunnan toimintaa, suunnitella osakunnan tapahtumatoimintaa, ja olla mukana järjestämässä osakunnan isompia tapahtumia, joihin kuuluvat esimerkiksi yhteispohjalaiset kaudenavajaiset ja alumnien kanssa järjestettävä Kekri-juhla. Tapahtumatoimintaa järjestellään myös yhteistoiminnassa muiden pohjalaisten osakuntien kanssa. Tapahtumavastuut jakautuvat tapahtumavastaavan ja esimerkiksi laulunjohtajien, isäntien ja emäntien kesken. 

Ohjelmavaliokunnan puheenjohtajan johtaa valiokuntansa ja sen virkailijoiden toimintaa.  Tätä tukevia tehtäviä ovat muun muassa valiokuntien kokousten järjestäminen ja jäsenten rekrytointi. Valiokunnan puheenjohtajan erityinen vastuu on pitää yhteyttä hallituksen ja valiokunnan välillä. Valiokunnan puheenjohtaja ilmoittaa hallitukselle valiokuntansa toiminnasta ja pitää valiokuntansa ajan tasalla hallituksen päätöksistä. 

Ohjelmavaliokuntaan kuuluvat seuraavat virkailijat: tapahtumavastaava, emäntä, isäntä, laulunjohtaja, fuksimajuri, kulttuurivastaava, liikuntavastaava sekä viikkotoimintavastaava. 

Yleisvaliokunnan puheenjohtaja

Yleisvaliokunnan tehtävänä on toteuttaa osakunnan hallituksen asettamia projekteja ja johtaa osakunnan viestinnän toteuttamista.  

Valiokunnan puheenjohtaja koordinoi projekteja ja tiedotustoiminnan kokonaisuutta, yhteistyössä tiedotusvastaavan, IT-vastaavien ja projektivastaavan kanssa. Valiokunnan puheenjohtaja toimii tämän ohella linkkinä hallituksen ja valiokuntalaisten välillä.   

Yleisvaliokunnan puheenjohtajan johtaa valiokuntansa ja sen virkailijoiden toimintaa.  Yleisvaliokunnan puheenjohtajan erityinen vastuu on pitää yhteyttä hallituksen, muiden valiokuntien, ja yleisvaliokunnan välillä. Valiokunnan puheenjohtaja ilmoittaa hallitukselle valiokuntansa toiminnasta ja pitää valiokuntansa ajan tasalla hallituksen päätöksistä. 

Yleisvaliokuntaan kuuluvat seuraavat virkailijat: projektivastaava, IT-vastaava, valokuvaaja, tiedotusvastaava, somevastaava, graafikko, toiminnanhoitaja, sihteeri, arkistonhoitaja, asuntovastaava sekä virkailijavastaava. 

Hallituksen jäsen

Puheenjohtajiston ja valiokuntien puheenjohtajien lisäksi Osakunnan yleiskokous voi valita hallituksen jäseniksi myös muita osakuntalaisia, jotka voivat olla samanaikaisesti myös virkailijana tai pelkästään hallituksen jäsenenä.  Valittavien hallituksen salkuttomien jäsenten määrä riippuu perustettavista valiokunnista.  Hallitus voi määrätä sisäisesti hallituksen jäsenille omia vastuualueita sekä johdettavia työryhmiä tai toimikuntia. 

Hallitusvirkailijat

Hallituksen toimintaa liittyvät sen jäsenten lisäksi hallitusvirkailijat: sihteeri, toiminnanhoitaja ja taloudenhoitaja. Heidän tehtävänsä on määritelty erikseen osakunnan säännöissä ja ohjesäännöissä.  Hallitusvirkailijat osallistuvat hallituksen kokouksiin ja avustavat hallitusta tehtävissä, jotka ovat välttämättömiä osakunnan päivittäisen toiminnan kannalta.

Hallitusvirkailija ei voi olla hallituksen jäsen ilman erityistä syytä. Hallitusvirkailijat kuuluvat äänivallattomina jäseninä hallituksen kokouksiin. Hallitusvirkailijoita ovat osakunnan sihteeri, rahastotaloudenhoitaja, taloudenhoitaja ja toiminnanhoitaja. 

Sihteeri

Sihteeri pitää pöytäkirjaa osakunnan yleiskokouksessa ja hallituksen kokouksissa sekä huolehtii Osakunnan kirjeenvaihdosta. Sihteeri laatii ja toimittaa pöytäkirjaotteet sekä toimittaa pöytäkirjat osakuntalaisten saataville, huolehtien niiden asianmukaisesta allekirjoittamisesta ja arkistoinnista. Sihteeri vastaa lisäksi Osakunnan edustuslistan ylläpitämisestä.   

Sihteerin tehtäviin kuuluu päivystys osakunnan toimistossa lukukausien aikana yhdessä muiden hallitusvirkailijoiden kanssa.  

Toiminnanhoitaja

Toiminnanhoitajan vastuulla on laaja joukko erilaisia tehtäviä. Käytännössä toiminnanhoitaja huolehtii osakunnan toimiston jokapäiväisistä juoksevista asioista, jonka lisäksi hänen vastuullaan on jäsenrekisterin ylläpitäminen. Tämän lisäksi toiminnanhoitaja vastaa avainten avainhaun järjestelystä. 

Hallituksen kokouksissa toiminnanhoitaja esittelee postin, avainhakemukset sekä jäsenasiat.  Näiden lisäksi toiminnanhoitaja osallistuu toimistopäivystykseen ja on vastuussa niiden järjestelyistä tiedottamisineen fuksipäivystysten ulkopuolella. 

Taloudenhoitaja

Taloudenhoitaja huolehtii osakunnan juoksevasta taloudesta eli päivittäisestä maksuliikenteestä ja kirjanpidosta talousvaliokunnan puheenjohtajan kanssa sekä toimii talousvaliokunnan sihteerinä.  

Lisäksi taloudenhoitajan tehtäviin kuuluu päivystys osakunnan toimistossa lukukausien aikana.  

Rahastotaloudenhoitaja

Rahastotaloudenhoitajan vastuualueena on taata Osakunnan pidempiaikainen taloudellinen hyvinvointi eli huolehtia Osakunnan huomattavista sijoituksista.  

Rahastotaloudenhoitaja toimii kahdessa osakunnan rahastossa, Stipendirahaston ja Tukisäätiön hoitokunnassa. Rahastotaloudenhoitajan tehtäviin kuuluu sihteerinä toimiminen hoitokuntien kokouksissa, sijoitustoimeksiantojen suorittaminen ja tilojen varaus kokouksia varten.  Rahastotaloudenhoitaja myös laatii raportit rahastosalkkujen kehityksestä rahastojen hoitokuntien jäsenille ja esittelee hoitokunnille salkkujen taloudellisen tilanteen. Rahastotaloudenhoitaja tiedottaa stipendihaun alkamisesta ja pisteyttää hakijat, jotta Stipendirahaston hoitokunta voi päättää stipendien saajat. 

Rahastotaloudenhoitaja kuuluu virkansa puolesta talousvaliokuntaan. 

Muut virkailijat

Emäntä

Emäntä huolehtii yhdessä apuemäntien kanssa osakunnan eri tilaisuuksien tarjoilusta ja ruoanlaitosta. Emäntä huolehtii yhdessä PV:n ja muiden pohjalaisten emäntien kanssa keittiön yleissiisteydestä sekä tarvittavien välineiden ja tarvikkeiden hankinnasta. Emäntä rekrytoi myös osakuntalaisten keskuudesta itselleen apuemännistön. 

Emäntä huolehtii myös Osakunnan huomionosoitusten jakamisesta vuosijuhlilla inspehtorin apuna. Emännän virassa voi toimia useampi henkilö kerrallaan. 

Isäntä

Isäntä vastaa osakunnan eri tilaisuuksien tarjoilusta yhdessä apuisäntien kanssa. Isännän vastuulla on myös osakunnan tilojen siisteys, turvallisuus ja järjestyksenpito yhteistyössä tapahtumien omien turvallisuusvastaavien kanssa. Isäntä rekrytoi myös osakuntalaisten keskuudesta itselleen apuisännistön. 

Tämän lisäksi isäntä huolehtii Osakunnan lipusta ja toimii tarvittaessa lipunkantajana. Isännän virassa voi toimia useampi henkilö kerrallaan. 

Fuksimajuri

Fuksimajuri ja hänen rekrytoimansa apulaiset eli fuksivastaavat päivystävät toimistossa syksyllä parhaimpaan fuksiaikaan, ja muulloinkin he ovat valmiita vastaamaan fuksien esittämiin kysymyksiin.  

Alkusyksystä fuksimajuri ja fuksivastaavat järjestät fuksitapahtumia, joissa uusille osakuntalaisille esitellään Osakuntaa. Fuksimajuri vastaa myös osakunnan markkinoinnista pääkaupunkiseudun fukseille yliopistojen ja korkeakoulujen infoissa. Fuksimajurin virassa voi toimia useampi henkilö kerrallaan. 

Tapahtumavastaava

Tapahtumavastaava on ohjelmavaliokunnan puheenjohtajan kanssa vastuussa osakunnan yleisten tapahtumien kuten pöytäjuhlien, bileiden sekä sadonkorjuujuhla Kekrin järjestämisestä. Tapahtumavastaava on ohjelmavaliokunnan puheenjohtajan työpari ja tukena toimivat muut ohjelmavaliokunnan virkailijat ja jäsenet. 

Tapahtumavastaava vastaa kaikista niistä tapahtumista, joiden järjestäminen ei kuulu jonkin toisen viran alle.   

Kulttuurivastaava

Kulttuurivastaava järjestää kulttuuritapahtumia osakuntalaisille niin Ostrobotnialla kuin osakuntatilojen ulkopuolella ja informoi osakuntalaisia mahdollisesti kiinnostavista, erityisesti kanta-aluetta koskevista kulttuuritapahtumista. 

Liikuntavastaava

Liikuntavastaavan tehtävänä on edistää osakuntalaisten liikunnallisuutta järjestämällä ekskursioita monipuolisiin liikunta-aktiviteetteihin tai järjestää liikuntamahdollisuuksia itse. 

Viikkotoimintavastaava

Viikkotoimintavastaava vastaa Osakunnan viikoittaisten osakuntailtojen koordinoinnista ja tarvittaessa niiden järjestämisestä. 

Laulunjohtaja

Laulunjohtaja huolehtii rapiiri-miekan kanssa siitä, että ylioppilaslaulun kunniakas perinne PPO:ssa säilyy, vetämällä laulua juhlissa ja kulkueissa sekä muodolliseen (Silentium! Cantus!) että pohjalaiseen (Pohjalaiset! – Joo!) tapaan. Epäformaaleissa tilanteissa laulunjohtaja toimii tarvittaessa primus motorina yhteislaulujen aloittamisessa. Pöytäjuhlissa laulunjohtaja jakaa halukkaille sekä muille sopivaksi katsomilleen henkilöille laululupia, pitäen yllä tunnelmaa ”niin että katto tärähtää” – tai rauhallisemmin.  

Laulunjohtaja lisäksi opastaa laulunjohtoon liittyvissä asioissa sekä pyrkii edistämään osakunnan yleistä laulukulttuuria. Laulunjohtaja huolehtii osakunnan rapiirista ja huolehtii juhlien aikataulun sujuvuudesta. Laulunjohtajan pestissä voi toimia samanaikaisesti useampi osakuntalainen ja laulunjohtajan tueksi voidaan nimittää myös varalaulunjohtajia. Laulunjohtaja kuuluu virkansa puolesta ohjelmavaliokuntaan. 

Seminaarivastaava

Seminaarivastaava kehittää ja järjestää Osakunnan akateemista toimintaa. Hän vastaa erilaisten luentojen, seminaarien ja paneelikeskustelujen suunnittelusta ja toteutuksesta.  

Seminaarivastaavan tehtävänä on pitää aktiivisesti yhteyttä ulkopuolisiin tai sisäisiin puhujiin ja asiantuntijoihin, ja varmistaa että osakunta tarjoaa jäsenilleen akateemista lisäarvoa. 

Kotiseutuvastaava

Kotiseutuvastaava järjestää kesän aikana kesäretken Osakunnan kanta-alueelle ja ylläpitää yhteistoimintasuhteita valitsemaansa kuntaan koko vuoden aikana. Yhteistoimintaa voi järjestää esimerkiksi vierailuiden, kutsuvieraiden kutsumisten ja lukioesittelyjen muodossa. 

Ulkosuhdevastaava

Ulkosuhdevastaava hoitaa Osakunnan suhteita ulkomaisiin ja kotimaisiin ystävyysjärjestöihin, toisiin osakuntiin sekä alumnijärjestöön. Ulkosuhdevastaava järjestää mm. vuosijuhlan stipendiaattipäivälliset ja jouluglögit alumnien kanssa.  

Edellä mainittujen lisäksi ulkosuhdevastaava vastaa stipendiaattivaihdon (EÜS–PPO/EPO) käytännön järjestelyjen hoitamisesta, stipendiaattihausta sekä stipendiaattien neuvonnasta. Ulkosuhdevastaavan virkaan voidaan nimittää useampi henkilö. 

Projektivastaava

Projektivastaavan tehtävänä on toteuttaa yleisvaliokunnalle asetettuja projekteja, jotka voivat olla esimerkiksi taloudellisesti merkittäviä hankintoja. Projektivastaava toimii läheisessä yhteistyössä yleisvaliokunnan puheenjohtajan kanssa. 

Tiedotusvastaava

Tiedotusvastaava kokoaa viikkokirjeen Osakunnan sähköpostilistalle joka viikko, lisää tapahtumat Osakunnan verkkosivuille ja välittää erilliset tiedotteet osakunnan sähköpostilistalle ja Telegram-ryhmään. Tiedotusvastaava toimii tiiviissä yhteistyössä somevastaavan, valokuvaajien ja graafikon kanssa.  Tiedotusvastaavan virkaan voidaan nimittää useampi henkilö. 

Somevastaava

Somevastaavan tehtävänä on julkaista monipuolista sisältöä osakunnan sosiaaliseen mediaan, ja välittää tapahtumamainokset ja viikkotiedotteet Instagramiin sekä mahdollisiin muihin sosiaalisiin medioihin.  

Somevastaava on vastuussa Osakunnan sosiaalisen median ilmeestä ja näkyvyydestä ja hän koordinoi sisällöntuottamista virkailijoiden kanssa. Somevastaava toimii tiiviissä yhteistyössä tiedotusvastaavan, valokuvaajien ja graafikon kanssa. Somevastaavan virkaan voidaan nimittää useampi henkilö. 

IT-vastaava

IT-vastaava ylläpitää osakunnan internetsivuja ja pitää huolta osakunnan tietojärjestelmistä ja laitehankinnoista. IT-vastaavaksi voidaan valita useampi henkilö. 

Arkistonhoitaja

Arkistonhoitaja vastaa Osakunnan arkistosta ja varmistaa Osakunnan asiakirjojen ja tapahtumien kuvausten arkistoinnista tuleville sukupolville.  

Osana arkistonhoitoa hän vastaa osakunnan tuottaman säilyttämisen arvoisen materiaalin toimittamisesta asiantunteviin käsiin yliopiston kirjaston käsikirjoituskokoelmaan. Tämän lisäksi arkistonhoitaja ylläpitää ja järjestelee osakunnan omaa arkistoa sekä pitää huolen aineistojen ja materiaalin oikeaoppisesta säilytyksestä. Arkistonhoitaja kuuluu virkansa puolesta yleisvaliokuntaan. 

Asuntovastaava

Asuntovastaava järjestää asuntohaun neljä kertaa vuodessa. Virkaan kuuluu asuntohakemusten käsittely ja pisteytys, asuntojonon muodostaminen sekä asuntohausta ja muista asuntoasioista tiedottaminen. Virassa tehdään tiivistä yhteistyötä Pohjalaisen Talosäätiö Ostrobotnian pääsihteerin kanssa. 

Graafikko

Graafikko luo, kehittää ja ylläpitää osakunnan viestinnän visuaalista ilmeettä. Graafikko muun muassa suunnittelee tapahtumamainoksia, esitteitä ja digitaalisia materiaaleja. Graafikko toimii tiiviissä yhteistyössä tiedotusvastaavan, valokuvaajien ja somevastaavien kanssa. Virkaan voi hakea useampi henkilö. 

Valokuvaaja

Valokuvaaja ikuistaa osakunnan tapahtumien parhaat hetket valokuvien muodossa ja vastaa virkailijataulun hankinnasta. Valokuvaaja kuvaa esimerkiksi Osakunnan vuosijuhlat, fuksipäivälliset ja Kekrin. Lisäksi valokuvaaja voi järjestää osakuntalaisille esimerkiksi CV-kuvauspäiviä. Valokuvaaja toimii tiiviissä yhteistyössä tiedotusvastaavan, somevastaavan ja graafikon kanssa. Virkaan voi hakea useampi henkilö. 

Virkailijavastaava

Virkailijavastaava pitää huolta osakunnan virkailijoiden jaksamisesta järjestämällä virkistys- ja ryhmäytymistapahtumia. Lisäksi virkailijavastaava voi tarjota tukea viranhoidon ongelmissa muille virkailijoille. 

Virkailijavastaava vastaa vuosittaisen virkailijanvaihtokaronkan järjestelyistä yhteistyössä edeltäjänsä kanssa. 

Yhdenvertaisuusvastaava

Yhdenvertaisuusvastaava huolehtii yhdenvertaisuuden kehittämisestä ja ylläpitämisestä osakunnalla. Yhdenvertaisuusvastaava vastaa vuosittaisen jäsenkyselyn järjestämisestä.

Sidosryhmäpaikat

Osakunta ja sen edustajat käyttävät puhevaltaa myös Osakunnan toiminnan mahdollistavissa monilukuisissa sidosryhmissä. Sidossryhmistä ja niiden toiminnasta on laadittu seuraava “hallintohimmelinä” tunnettu hallintokaavio, joka kuvaa sidosryhmiä erityisesti PPO:n osalta:

Pohjalainen Valtuuskunta

Pohjalainen Valtuuskunta on PPO:n, EPOn ja VN:n yhteistyöelin, joka on perustettu vuonna 1907. PV:n ydintoimintaan lukeutuu Ostrobotnian 5. kerroksen osakuntatiloista huolehtiminen ja suurten yhteispohjalaisten tapahtumien järjestäminen. Se myös järjestää Helsingin vanhimman yhtäjaksoisesti pidetyn akateemisen vuosijuhlan, Porthan-juhlan. Pohjalaisen Valtuuskunnan jäsen pitää yhteyttä osakunnan ja valtuuskunnan välillä, valvoo oman osakunnan etua ja oikeuksia valtuuskunnassa ja edistää yhteispohjalaista henkeä. Lisäksi valtuuskunnan jäsenet suorittavat Pohjalaisen Valtuuskunnan osoittamia tehtäviä. Pohjalainen Valtuuskunta järjestää myös oman virkailijahakunsa.

Valtuuskuntaan valitaan yhteensä kaksi varsinaista ja kaksi varajäsentä. Varsinaisista jäsenistä yksi on hallituksen puheenjohtaja, joka valitaan tehtävään suoraan. Näiden valittujen henkilöiden lisäksi myös kuraattori toimii äänivaltaisena valtuuskunnan jäsenenä.

Pohjois-Pohjalaisen Osakunnan Stipendirahaston hoitokunta

PPO:n Stipendirahasto hallinnoi PPO:n sijoitusomaisuutta, josta tuetaan Osakunnan jäsenten opiskelua sekä tieteellistä tutkimustyötä myöntämällä apurahoja rahaston korkovaroin. Stipendirahaston hoitokuntaan valitaan Osakunnasta inspehtorin ja kuraattorin lisäksi kaksi jäsentä, jotka edustavat Osakuntaa kokouksessa. Tämän lisäksi hoitokunnan kokoonpanoon kuuluu kaksi Pohjoispohjalaiset alumnit ry:n edustajaa sekä kaksi kunnianeuvoskunnan nimittämää edustajaa.

Pohjois-Pohjalaisen Osakunnan Tukisäätiön hoitokunta

PPO:n Tukisäätiön hoitokunta hallinnoi suurinta osaa Osakunnan sijoitusomaisuutta, ja täten PPOT rahoittaa merkittävimmän osan Osakunnan vuotuisista kuluista. Hoitokunnan tehtävänä on ylläpitää sijoitusomaisuutta, sekä valvoa, että rahasto tuottaa tuottoa myös tuleville osakuntasukupolville. Hoitokuntaan valitaan kuraattorin, talousvaliokunnan puheenjohtajan ja rahastotaloudenhoitajan lisäksi kahdesta neljään rivijäsentä.

Pohjalaisten Talosäätiö Ostrobotnia

Pohjalaisten Talosäätiö Ostrobotnia tukee pohjalaisia ylioppilaita ylläpitämällä Ostrobotnia-taloa sekä lukuisia opiskelija-asuntoloita. Säätiön operatiivisesta toiminnasta vastaa PTO:n hallitus, jonka lisäksi säätiöllä on päätoiminen pääsihteeri. PTO:n hallituksen valitsee vuosittain PTO:n hallintoneuvosto. Jokaisella pohjalaisella Osakunnalla on kaksi edustajaa PTO:n hallituksessa ja puheenjohtajan pesti kiertää kolmen osakunnan kesken järjestyksessä.

PTO:n hallintoneuvoston vaalit järjestetään joka kolmas vuosi, ja hallintoneuvoston kokoonpanon valitsee Osakunnan yleiskokous PPO:n osalta. Hallintoneuvoston paikkajako määräytyy osittain pohjalaisten osakuntien jäsenmäärien mukaisesti osakunnittain. Osakunnan kuraattori toimii yhtenä hallintoneuvoston jäsenenä virkansa puolesta.

Oy Botta Ab

Pohjalaiset osakunnat omistavat yhdessä ravintolayhtiö Oy Botta Ab:n, joka pyörittää monipuolista ravintolatoimintaa keskellä Etu-Töölöä. Osakunnan kuraattori toimii Osakunnan yhtiökokousedustajana ja varaedustajana Osakunnan ääntä käyttää hallituksen puheenjohtaja. Yhtiökokous nimittää hallituksen tehtäväänsä ja Osakunnan yleiskokous evästää yhtiökokousedustajia ehdotuksillaan.

Artin säätiö

Artin säätiö on Pohjois-Pohjalaisen Osakunnan ja Karjalaisen Osakunnan yhteinen säätiö, jossa myös Helsingin yliopisto on edustettuna. Artin säätiön tehtävänä on tukea näiden osakuntien jäsenten hyvinvointia. Tätä toteuttaakseen Artin säätiö ylläpitää opiskelija-asuntoloita sekä tarjoaa edellä mainituille osakunnille taloudellista avustusta. Artin säätiön hallituksessa on edustettuna Osakunnan inspehtori, joka toimii vuosikierron mukaisesti myös säätiön puheenjohtajana. Tämän lisäksi Osakunta nimittää Artin säätiön hallitukseen yhden hallituksen jäsenen.

Artin säätiön hallitus nimittää juoksevien asioiden hoitamiseen asiamiehen ja vara-asiamiehen. Yleiskokous tekee valintaan liittyen oman ehdotuksensa. Asiamiehen tehtävänä on kutsua koolle Artin säätiön kokoukset ja toimia niissä sihteerinä. Lisäksi asiamies hoitaa säätiön taloutta ja tilinpäätöksiä. Vara-asiamies toimii asiamiehen tukena ja perehtyy toimintaan omaa asiamieskauttaan varten. Toinen asiamiehistön jäsen edustaa aina toista osakuntaa. Pesti on nelivuotinen, jossa ensimmäiset kaksi vuotta toimitaan vara-asiamiehenä ja seuraavat kaksi vuotta asiamiehen tehtävässä.

Kiinteistöyhtiöiden hallitukset

Osakunnalla on epäsuorasti useita opiskelija-asuntoloita eri säätiöiden kautta. Näin ollen PPO:n yleiskokous tekee tammikuussa ehdotukset kiinteistöpaikkojen täyttämisestä säätiöiden hallituksille. Kiinteistöpaikkoja ovat seuraavat:

• Ylioppilasasuntolasäätiö (YOAS), hallinnoi Mäkelänrinne 5A -asuntolakiinteistöä. Hallituksessa on PPO:lle nimikoitu kaksi paikkaa.
• KOy Osakunnassa toimii PPO:lta yksi hallituksen jäsen. Artin säätiön asiamies/vara-asiamies toimii varajäsenenä.
• KOy Kämnerintie 7:ssä toimii PPO:lta yksi hallituksen jäsen ja yksi varajäsen.
• KOy Artissa varsinaisena hallituksen jäsenenä toimii Artin säätiön asiamies/vara-asiamies ja PPO:lta yksi varajäsen

Osakuntien Yhteisvaltuuskunta

Osakuntien yhteisvaltuuskunta (OYV) on kaikkien pääkaupunkiseudun osakuntien yhteistyöjärjestö, joka tuo yhteen eri osakuntien virkailijoita ja järjestää suurempia yhteistapahtumia. Osakunnalla on yksi ääni OYV:n kokouksissa. OYV:n operatiivisesta toiminnasta vastaa yhdistyksen kokouksen valitsema hallitus, johon kuuluu kuusi henkilöä.

Osakunta valitsee yhdistyksen kokoukseen edustajikseen kaksi henkilöä, joista toinen on varsinainen ja toinen varaedustaja. Kummallakin osakunnan valitsemalla edustajalla on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus, mutta varsinaisella edustajalla tai tämän estyneenä ollessa varaedustajalla on äänioikeus.

Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan Osakuntalainen Unioni

Osakuntalainen Unioni on osakuntien edustajistopoliittinen toimielin, jonka tehtävänä on hoitaa edunvalvontaa Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan suuntaan. Osakunta lähettää edustajan HYY:n piirissä toimivaan Helsingin yliopiston Osakuntalaiseen Unioniin, joka edustaa Osakuntaa myös yhdistyksen hallituksessa. Edustaja toimii oman virkansa ohessa myös Osakunnan vaalipäällikkönä ja yhteydenpitäjänä HYY:n suuntaan.